e-ΕΦΚΑ: Ψηφιακή επιτάχυνση στις συντάξεις

Την περαιτέρω επιτάχυνση της απονομής συντάξεων, τη μείωση των χρόνων αναμονής και την αναβάθμιση της εξυπηρέτησης των ασφαλισμένων θέτει ως βασικούς στόχους ο e-ΕΦΚΑ, στο πλαίσιο των έργων ψηφιακού μετασχηματισμού που βρίσκονται σε τροχιά υλοποίησης.

Στο επίκεντρο του σχεδιασμού βρίσκονται το νέο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα του φορέα και η ψηφιοποίηση του ιστορικού ασφάλισης. Τα δύο έργα παρουσιάζονται ως οι κεντρικοί πυλώνες μιας μετάβασης που φιλοδοξεί να απλοποιήσει τις διαδικασίες, να περιορίσει τη γραφειοκρατία και να βελτιώσει την καθημερινή σχέση των πολιτών με την κοινωνική ασφάλιση.

Σύμφωνα με αρμόδια στελέχη του e-ΕΦΚΑ, οι παρεμβάσεις αυτές εντάσσονται σε ευρύτερη στρατηγική εκσυγχρονισμού του φορέα, με έμφαση τόσο στις υπηρεσίες προς τους ασφαλισμένους όσο και στη λειτουργική ενίσχυση του ανθρώπινου δυναμικού. Ο στόχος είναι ένας πιο γρήγορος, πιο αξιόπιστος και πιο διαφανής μηχανισμός κοινωνικής ασφάλισης.

Κατά την πρόσφατη παρουσίαση των δύο ψηφιακών έργων, παρουσία της υπουργού Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης Νίκης Κεραμέως, τονίστηκε ότι ο e-ΕΦΚΑ εισέρχεται σε νέα φάση λειτουργίας, με ανθρωποκεντρικό προσανατολισμό. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν περιγράφεται απλώς ως τεχνική αναβάθμιση, αλλά ως αλλαγή τρόπου λειτουργίας και διοικητικής νοοτροπίας.

Τα δύο μεγάλα έργα, μαζί με τη συνεχή ανάπτυξη ηλεκτρονικών υπηρεσιών, διαμορφώνουν, σύμφωνα με τον φορέα, ένα περιβάλλον στο οποίο η τεχνολογία λειτουργεί ως εργαλείο διαφάνειας, αποδοτικότητας και προσβασιμότητας. Η πραγματική δοκιμασία, ωστόσο, θα είναι η εφαρμογή τους στην πράξη, ιδίως για τους πολίτες που επί χρόνια βρίσκονται αντιμέτωποι με καθυστερήσεις, εκκρεμότητες και κατακερματισμένα αρχεία.

Το νέο ΟΠΣ και η ενοποίηση των συστημάτων

Κεντρική θέση στον σχεδιασμό έχει το νέο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα, μέσω του οποίου ενοποιούνται τα βασικά πληροφοριακά συστήματα του e-ΕΦΚΑ σε ένα ενιαίο και διαλειτουργικό ψηφιακό περιβάλλον.

Η νέα αρχιτεκτονική προβλέπει ενιαία διαχείριση εισφορών και ασφαλιστικού χρόνου, αυτοματοποίηση κρίσιμων διαδικασιών, κυρίως στον τομέα των συντάξεων, καθώς και ενίσχυση των μηχανισμών ελέγχου και διαφάνειας.

Παράλληλα, το σύστημα θα μπορεί να προσαρμόζεται ταχύτερα σε θεσμικές και κανονιστικές αλλαγές, ενώ θα διασυνδέεται με κρίσιμους φορείς, όπως η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων και το Γενικό Εμπορικό Μητρώο.

Για τους ασφαλισμένους, το νέο ΟΠΣ αναμένεται να οδηγήσει σε ταχύτερη διεκπεραίωση αιτημάτων και συναλλαγών με τον φορέα. Η ανάγκη φυσικής παρουσίας στις υπηρεσίες θα μειωθεί, περιορίζοντας τις μετακινήσεις, την αναμονή και την άσκοπη επαφή με διοικητικά γραφεία για πράξεις που μπορούν να ολοκληρώνονται ηλεκτρονικά.

Μέσω της συγκέντρωσης και της ψηφιακής διαχείρισης των δεδομένων, οι πολίτες θα μπορούν να έχουν ενιαία εικόνα της ασφαλιστικής τους κατάστασης, των εισφορών τους και του συνολικού ασφαλιστικού τους ιστορικού. Η πρόσβαση σε πληροφορίες, βεβαιώσεις και ηλεκτρονικές υπηρεσίες θα γίνεται με σύγχρονα εργαλεία, όπως dashboards και εφαρμογές για κινητά τηλέφωνα.

Με αυτόν τον τρόπο, ο ασφαλισμένος θα μπορεί να παρακολουθεί σε πραγματικό χρόνο την πορεία των υποθέσεών του. Πρόκειται για δυνατότητα που, εφόσον λειτουργήσει αξιόπιστα, μπορεί να περιορίσει την αβεβαιότητα και την εξάρτηση από τηλεφωνικές γραμμές, φυσικούς φακέλους και διαδοχικές επισκέψεις στις υπηρεσίες.

Για τους εργοδότες, το νέο πληροφοριακό σύστημα αναμένεται να ενισχύσει την ψηφιακή εξυπηρέτηση μέσω αυτοματοποίησης δηλώσεων και υποβολών. Στόχος είναι η μείωση του διοικητικού φόρτου και του χρόνου που απαιτείται για τη διεκπεραίωση υποχρεώσεων προς τον ασφαλιστικό φορέα.

Παράλληλα, εισάγεται ενιαία διεπαφή επικοινωνίας με τον e-ΕΦΚΑ, η οποία θα αντικαταστήσει τα πολλαπλά και συχνά δυσλειτουργικά κανάλια που χρησιμοποιούνται σήμερα. Η απλοποίηση αυτή θεωρείται κρίσιμη για επιχειρήσεις και λογιστήρια, που διαχειρίζονται μεγάλο όγκο ασφαλιστικών υποχρεώσεων.

Ιδιαίτερη έμφαση δίνεται και στη μείωση λαθών κατά την υποβολή στοιχείων. Το σύστημα θα υποστηρίζει αυτοματοποιημένες διασταυρώσεις και επαληθεύσεις με άλλες βάσεις δεδομένων, ώστε να ενισχύεται η ακρίβεια της πληροφορίας και να περιορίζονται οι χειροκίνητοι έλεγχοι.

Για τον ίδιο τον e-ΕΦΚΑ, η υλοποίηση του νέου ΟΠΣ σημαίνει ενοποίηση των επιμέρους πληροφοριακών συστημάτων και συγκέντρωση των δεδομένων σε μία ενιαία βάση. Αυτό εκτιμάται ότι θα επιτρέψει ταχύτερη διεκπεραίωση αιτημάτων, πιο αποτελεσματικές ροές εργασίας και καλύτερο συντονισμό των υπηρεσιών.

Ταυτόχρονα, περιορίζονται τα σφάλματα που προκαλεί η χειροκίνητη διαχείριση, ενώ μειώνεται η εξάρτηση από φυσικά και έντυπα αρχεία. Η σταδιακή μετάβαση σε ψηφιοποιημένο περιβάλλον λειτουργίας αποτελεί αναγκαία προϋπόθεση για έναν φορέα που εξακολουθεί να διαχειρίζεται τεράστιο όγκο ασφαλιστικών δεδομένων από διαφορετικά ταμεία και παλαιά συστήματα.

Ψηφιοποίηση 42,7 εκατ. σελίδων ασφαλιστικής ιστορίας

Το δεύτερο μεγάλο έργο αφορά την ψηφιοποίηση του ιστορικού ασφάλισης. Περιλαμβάνει την ψηφιοποίηση 42.708.333 σελίδων ασφαλιστικής ιστορίας από πρώην φορείς κύριας και επικουρικής ασφάλισης, με στόχο τη δημιουργία ενιαίου ψηφιακού αρχείου ασφαλιστικών δεδομένων.

Η παρέμβαση αυτή θεωρείται κρίσιμη για την επιτάχυνση της απονομής συντάξεων, καθώς μεγάλο μέρος των καθυστερήσεων συνδέεται με την αναζήτηση, τον έλεγχο και τη διασταύρωση παλαιών ασφαλιστικών στοιχείων σε φυσικά αρχεία.

Η υλοποίηση βασίζεται σε τεχνολογίες Intelligent Document Processing, οι οποίες επιτρέπουν την ψηφιοποίηση των εγγράφων, τον εμπλουτισμό τους με μεταδεδομένα, την αυτόματη εξαγωγή και επαλήθευση στοιχείων, καθώς και την ενσωμάτωση ανθρώπινου ελέγχου όπου απαιτείται.

Με αυτόν τον τρόπο επιδιώκεται να διασφαλιστεί η ακρίβεια των δεδομένων και να δημιουργηθεί πλήρης ψηφιακή εικόνα του ασφαλιστικού βίου κάθε πολίτη. Η πρόσβαση στο ιστορικό ασφάλισης θα γίνεται πιο άμεσα, ενώ οι υπηρεσίες θα μπορούν να επεξεργάζονται αιτήματα χωρίς να εξαρτώνται από φακέλους, αποθήκες αρχείων και χρονοβόρες αναζητήσεις.

Στελέχη του e-ΕΦΚΑ υπογραμμίζουν ότι οι πολίτες θα δουν στην πράξη ταχύτερη απονομή συντάξεων, μείωση γραφειοκρατίας, καλύτερη ενημέρωση για το ασφαλιστικό τους ιστορικό και περιορισμό των εκκρεμοτήτων.

Για τον φορέα, το έργο σημαίνει μετάβαση από τον κατακερματισμό των φυσικών αρχείων σε μια ενιαία ψηφιακή εικόνα της ασφαλιστικής πληροφορίας. Παράλληλα, επιταχύνονται οι εσωτερικές διαδικασίες και ενισχύεται η λειτουργική αποδοτικότητα.

Η ψηφιοποίηση δημιουργεί επίσης βάση για μελλοντική αξιοποίηση των δεδομένων με τεχνολογίες ανάλυσης και Τεχνητής Νοημοσύνης. Η προοπτική αυτή μπορεί να προσφέρει νέες δυνατότητες ελέγχου, πρόβλεψης και διαχείρισης, υπό την προϋπόθεση ότι θα διασφαλιστούν η προστασία των προσωπικών δεδομένων, η διαφάνεια και η ορθή χρήση των πληροφοριών.

Η ολοκλήρωση των έργων παρουσιάζεται από τον e-ΕΦΚΑ ως ορόσημο για την ψηφιακή εμπειρία του πολίτη στην κοινωνική ασφάλιση. Το ζητούμενο είναι η τεχνολογία να μεταφραστεί σε πραγματική μείωση χρόνου, σε λιγότερη ταλαιπωρία και σε αξιόπιστη εξυπηρέτηση.

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός του e-ΕΦΚΑ δεν θα κριθεί μόνο από την εγκατάσταση νέων συστημάτων. Θα κριθεί από το αν ο ασφαλισμένος θα μπορεί να βλέπει καθαρά το ιστορικό του, να υποβάλλει αιτήματα χωρίς περιττά εμπόδια και να λαμβάνει σύνταξη χωρίς τις πολυετείς καθυστερήσεις που τραυμάτισαν την εμπιστοσύνη των πολιτών στη δημόσια διοίκηση.